קודם אולם ואחר כך אטרקציות
בעוד שיש לכם טונות של החלטות חשובות שאתם צריכים לקבל כשאתם מתכננים אירוע, אחת ההחלטות הכי חשובות היא לבחור את אולם האירועים הטוב ביותר. וזוהי החלטה הרבה יותר מורכבת מאשר בחירה מהירה באולם הזמין הראשון.
תצטרכו לשקול מספר גורמים שונים ולעשות קצת מחקר קפדני לפני שאתם בוחרים את המקום המושלם שיהפוך את האירוע שלכם להצלחה מסחררת.
ולא. הצלחה מסחררת של אירוע אינה תלויה באטרקציות המדהימות שיהיו לאורך כל הערב, ולמעשה, זהו המקום בו אנשים רבים שוגים. הם סבורים שלא משנה היכן יתקיים האירוע שלהם, או איך יראה אולם האירועים, מספיק שהם יספקו לאורחים שפע אטרקציות מלהיבות, כדי שהאירוע יהפוך להצלחה.
על איזה סוג אירוע חשבתם?
סוג האירוע שאתם מתכננים צריך להיות אחד הדברים הראשונים שחשוב שתיקחו בחשבון כשאתם בוחרים אולם אירועים. סוגי אירועים מסוימים, כמו אירועים עסקיים, אירועים משפחתיים, ימי הולדת, מסיבת אירוסין, מסיבת בר או בת מצווה, ברית או חתונה, מחייבים בחירה באולם גדול, מואר ומרווח, עם מקום יפה לקבלת פנים ואולי אפילו גינה שבה ניתן לערוך חלק מהאירוע.
אבל כדאי גם לזכור כי היבטים כמו עיצוב האולם והתאורה יכולים להשפיע באופן משמעותי על התחושה הכללית וכל האירוע. כך שגם אם תתכננו את האטרקציות המרהיבות ביותר, לא יהיה להן כל ערך באולם שאינו מתאים.
מעבר לגלישה מהירה באתר של אולם האירועים, בקשו לראות יותר תמונות
כשאתם לוקחים את כל השיקולים בחשבון, הקפידו לשאול את אנשי הצוות אם יש להם תמונות של סוגי אירועים דומים לסגנון האירוע שלכם, כך שתוכלו להבין טוב יותר את האופן בו יראה הערב שלכם.
כמה מוזמנים יש לכם? כן. זה חשוב!
זה אולי נראה שולי, בעיקר בארץ ה'סמוך' ו'יהיה בסדר', אבל רצינו לכלול את השיקול הזה כשיקול מרכזי. אולם אירועים צריך להכיל בנוחות את כל המשתתפים שלכם, כי אם האורחים יתבקשו להצטופף, התחושה הכללית של האירוע תיפגע. אם האולם קטן מדי, האורחים לא ירגישו בנוח ולא יישארו מספיק זמן כדי לראות ולחוות את האטרקציות שיש לכם להציע.
מצד שני, אולם אירועים גדול מדי יכול להפוך את כל האירוע למוזר, כי הרושם שיתקבל הוא שאין לכם מספיק מוזמנים. כך שלאחר שתעריכו היטב את המספר הצפוי של המשתתפים, תוכלו לבחור אולם שיתאים בדיוק כמו שצריך. (לפעמים חשוב יותר לדעת לבחור את האולם עצמו)
טיפ מהמקצוענים: חשוב שתרגישו באולם האירועים שבחרתם, כמו בבית
המיקום של אולם האירועים צריך להיות נהדר כדי לשקף את החוויה שלכם, אבל לפני שאתם מתחייבים, הקפידו לוודא שהמקום נגיש בקלות לרוב (אם לא לכל) המשתתפים.
השקיעו מחשבה באפשרויות של המשתתפים להגיע לאולם ולצאת ממנו. כמה זמן ייקח להם להגיע? האם האולם ממוקם במרכז העיר או במקום נידח? האם יש אפשרויות תחבורה ציבורית לאנשים שאין להם רכבים, או שאתם מתכננים להציע הסעה מאורגנת אל האירוע וממנו? האם יש חניה בשפע? הקפידו לתכנן את הלוגיסטיקה ושימו את עצמכם במקום האורחים שלכם.
האם הייתם מגיעים לאירוע במיקום הזה? תשובות כנות וכמה שיותר מדויקות לשאלות אלו יעזרו לכם לחזות את תגובת המוזמנים ולשפר את שיעורי הנוכחות.
בשורה התחתונה: אם אין לכם אולם אירועים מושלם, אין מי שייהנה מהאטרקציות שתכננתם
לכן חשוב לבדוק הכול, כולל הכול, מספיק זמן לפני האירוע. חשוב לתכנן היטב את התקציב, לבחור את המיקום, את האולם, להבין אילו חבילות מוצעות וכמה הן עולות, ואולי אפילו להתייעץ עם מתכנן אירועים מקצועי, רק כדי להיות שקטים שעשיתם הכול כמו שצריך.